Vanha sähköpostiosoite voi jäädä viranomaisilmoitusten vastaanottajaksi, vaikka et enää käyttäisi sitä. Tarkoitus ei ole avata jälleen yhtä tavallista sähköpostitiliä. Hyödyllinen tehtävä on tarkistaa olemassa oleva valtion postilaatikko ja reitti, jota sen ilmoitukset kulkevat luoksesi. Valtion postilaatikko ja arkinen sähköpostisi ovat eri paikkoja. Käsittele kirjautumista, edelleenohjausta ja yksittäiseen viestiin vastaamista erillisinä vaiheina: ensimmäisen onnistuminen ei vahvista muita.
Kansikuva on luotu tekoälyllä; näyttö ei esitä eesti.ee-palvelun todellista käyttöliittymää tai oikeita viestejä.
Avaa postilaatikko itse
RIA:n mukaan valtion postilaatikko on Viron henkilötunnuksen saaneilla ihmisillä ja Viroon rekisteröidyillä yrityksillä. Se palvelee mukana olevien viranomaisten viestintää, ei korvaa kaupoille tai ystäville annettavaa sähköpostiosoitetta. Postilaatikkoon pääsee eesti.ee-palvelussa ja Eesti-sovelluksessa. Avaa virallinen palvelu itse sen sijaan, että aloittaisit odottamattoman sähköpostin linkistä.
Tarkista kirjautumisen jälkeen, kenen henkilön tai minkä organisaation tietoja katselet. Jos hoidat myös yrityksen asioita, älä oleta yhdessä näkymässä muutetun yhteystiedon vaihtuneen toisessakin. Pidä tunnistautumiskoodit yksityisinä. Perheenjäsen voi selittää ohjetta ilman, että annat kirjautumisvälineesi hänelle tai annat hänen vahvistaa toimia nimissäsi.
Tarkista kohde ja lue tallennettu tulos
Viron vero- ja tulliviraston nykyinen ohje neuvoo tarkistamaan tai muuttamaan edelleenohjausta eesti.ee-valikossa Postkast – Kontaktandmed eli Postilaatikko – Yhteystiedot. Lue koko sähköpostiosoite, älä vain tuttua alkuosaa. Pääsetkö tälle tilille edelleen? Lukeeko joku toinen samaa postilaatikkoa? Valitse yhteystieto sen henkilön viesteille, jonka tietoja käsittelet.
RIA suosittelee tarkistamaan myös puhelinnumeron, sillä jotkin viranomaiset lähettävät tärkeitä ilmoituksia tekstiviestinä. Jokainen ilmoitus ei silti välttämättä tule sekä sähköpostina että tekstiviestinä. Valittavat vaihtoehdot vaihtelevat, eikä kaikkia ilmoituksia RIA:n mukaan voi vielä täysin mukauttaa. Noudata todella näkyviä vaiheita ja vahvistuksia. Avaa tämän jälkeen tallennetut yhteystiedot uudelleen ja tarkista ne vielä kerran: kenttään kirjoittaminen ei yksin osoita muutoksen valmistuneen. Kirjaa itsellesi, minkä henkilön tai organisaation yhteystiedot tarkistit ja milloin, mutta älä kopioi muistioon salasanoja, tunnistautumiskoodeja tai tarpeettomia asiakirjojen sisältöjä.
Ilmoitus ei ole koko tehtävä
Selvitä saapuneesta viestistä lähettäjä, vastaanottaja, aihe ja palvelu, jossa varsinainen asiakirja sijaitsee. Vero- ja tullivirasto esimerkiksi erottaa ilmoitukset e-MTA-palvelun asiakirjoista. Asiakirjat löytyvät kohdasta Suhtlus – Dokumendid. Ilmoituksen lukeminen ei maksa summaa, vastaa tiedusteluun eikä suorita siinä mainittua menettelyä puolestasi.
Kirjaa itsellesi asiakirjassa vaadittu toimenpide ja siinä ilmoitettu määräaika. Jos vaatimus jää epäselväksi, ota yhteys viranomaiseen sen viralliselta sivulta löytyvillä yhteystiedoilla. Älä päättele sähköpostin aikaleimasta kaikkiin tilanteisiin sopivaa oikeudellista tiedoksiantopäivää. Yhden viranomaisen sääntöjä ei voi siirtää kaikkiin valtion viesteihin. Tämä ohje käsittelee ilmoituksen käytännön käsittelyä, ei yksittäisen oikeudellisen määräajan alkamista.
Puuttuva tai vieras viesti vaatii selvityksen
Jos odotettua ilmoitusta ei näy omassa sähköpostissasi, tarkista valtion postilaatikko suoraan ja katso edelleenohjausosoite ennen kuin päättelet, ettei viranomainen lähettänyt mitään. Tarkista myös oman sähköpostitilin roskapostikansio. Älä keksi testiä lähettämällä itsellesi arkaluonteisia asiakirjoja: valtion postilaatikko ei ole tavallinen kaikille avoin sähköpostitili.
RIA huomauttaa, että omasta valtion postilaatikosta puuttuva viesti voi koskea perheenjäsentä, joka käyttää osoitettasi edelleenohjaukseen. Tarkista nimetty vastaanottaja kirjautumatta toisen ihmisen tilille. Jos viestin tarkoitus jää epäselväksi, kysy lähettäneeltä viranomaiselta. Hyvä lopputulos on ymmärrettävät tallennetut yhteystiedot ja selkeä seuraava toimenpide, ei vain tyhjä viestiluettelo.